Głosowanie przez internet we wspólnotach mieszkaniowych

Ustawa o własności lokali ustanawia generalną zasadę, zgodnie z którą uchwały wspólnot mieszkaniowych zapadają większością głosów właścicieli lokali liczoną według wielkości udziałów. Przepis nie odnosi się jednak do żadnych „technicznych” warunków formalnych podejmowania uchwał, nie wprowadza procedur oraz nie określa wymogów samego sposobu przeprowadzania aktu głosowania.

Wraz z dynamicznym rozwojem środków komunikacji elektronicznej oraz upowszechnieniem usług internetowych praktyczną kwestią dla wielu wspólnot mieszkaniowych stała się możliwość zbierania głosów członków wspólnot mieszkaniowych w formie elektronicznej. Głosowanie nad uchwałami wspólnoty mieszkaniowej przez Internet minimalizuje problemy związane z ze zbieraniem głosów w trybie indywidualnego głosowania i w konsekwencji pozwala na sprawniejsze zarządzanie wspólnotą.

Czy jednak głosowanie przez Internet we wspólnocie mieszkaniowej jest prawnie dopuszczalne, a jeśli tak – jakie warunki techniczne należy spełnić, aby głosowanie nad uchwałami w formie elektronicznej nie zostało podważone?

Jak zostało wyżej wskazane, dla ważności podjęcia uchwał, ustawa o własności lokali nie przewiduje zachowania jakiejkolwiek szczególnej formy. Ustawa wskazuje jedynie na trzy tryby głosowania:

•na zebraniu, albo

•w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd, albo

•częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania.

Przepis nie wskazuje w jaki sposób powinny być oddawane głosy zarówno w toku zebrań właścicieli lokali (przykładowo: poprzez własnoręczny podpis, podniesienie ręki, z użyciem karty do głosowania, za pomocą systemu elektronicznego), jak i w drodze indywidualnego zbierania głosów.

Wydaje się zatem, że z uwagi na brak wskazania wprost przez ustawodawcę możliwości oddawania głosów przez członków wspólnot mieszkaniowej poprzez składanie oświadczeń woli w formie elektronicznej, należy odnieść się do uregulowań zawartych w Kodeksie cywilnym dotyczących oświadczeń woli. Sądy wskazują bowiem, że „nie ulega wątpliwości, że głosowanie nad uchwałą jest oświadczeniem woli (tak: wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 27 marca 2013 r., sygn. akt V ACa 110/13), a „wielość tychże oświadczeń, w sytuacji, gdy stanowi o większości właścicieli, doprowadza do podjęcia wielostronnej czynności prawnej, jaką jest uchwała (patrz: wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 10 lipca 2013 r., sygn. akt I ACa 18/13). Oddanie głosu należy zatem interpretować jako zajęcie stanowiska przez właściciela lokali w zakresie określonej sprawy będącej przedmiotem głosowania w celu ustalenia woli organu, tj. zebrania członków wspólnoty mieszkaniowej. W związku z powyższym oraz w świetle art. 1 ust. 2 ustawy o własności lokali, głosowanie nad uchwałą przez członków wspólnoty mieszkaniowej należy interpretować zgodnie z regułami określonymi w art. 60 Kodeksu cywilnego. Stosownie do treści art. 60 kc z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej. Oświadczenie woli w postaci elektronicznej może zostać złożone na szereg sposobów: poprzez urządzenie elektroniczne z dostępem do Internetu, między innymi za pośrednictwem poczty elektronicznej czy aplikacji. Elektroniczna forma oświadczenia woli, nawet w sytuacji gdy oświadczenie nie jest opatrzone podpisem elektronicznym jest zatem prawnie dopuszczalną formą uzewnętrzniania woli osoby głosującej.

Przykład: W wyroku Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 27 marca 2013 r., sygn. akt V ACa 110/13, wspólnota mieszkaniowa podjęła uchwałę umożliwiającą jej członkom głosowanie nad uchwałami w formie elektronicznej. Sąd uznał, że uchwała nie narusza interesu właścicieli lokali. Wprost przeciwnie – Sąd stwierdził, że uchwała taka, wobec dynamicznego rozwoju środków komunikacji jest w pełni uzasadniona i skutkuje zwiększeniem dostępności dla osób zainteresowanych podjęciem przez zarząd czynności wymagających uchwały właścicieli lokali.

Należy jednak mieć na uwadze, że wobec omawianych powyżej trybów głosowania zawartych w ustawie o własności lokali – nie można wprowadzić obowiązkowego sposobu głosowania w formie elektronicznej. Głosowanie w tej formie powinno być bowiem wyłącznie możliwością i nie może być obligatoryjne.

Jak zatem w praktyce powinno wyglądać głosowanie w formie elektronicznej we wspólnocie mieszkaniowej?

Zgodnie z art. 60 Kodeksu Cywilnego dla złożenia oświadczenia woli w formie elektronicznej niezbędne jest przekazanie go za pomocą systemu informatycznego innej osobie w taki sposób aby:

•mogła się ona zapoznać z jego treścią oraz

•aby była możliwość zidentyfikowania osoby, od której to oświadczenie pochodzi.

Przepis wprowadza zatem wymagania prawne, które powinny zostać spełnione, aby głosowanie przez Internet we wspólnocie było możliwe i nie zostało podważone.

W pierwszym kroku wspólnota mieszkaniowa powinna powziąć uchwałę w sprawie możliwości głosowania uchwał w formie elektronicznej. Właścicielom lokali należy udostępnić możliwość głosowania: poprzez wysłanie oświadczenia zawierającego: nazwę i numer uchwały, której dotyczy oddawany głos oraz stanowisko – wskazanie czy dana osoba jest „za” czy „przeciw” podjęciu uchwały lub poprzez wysłanie fotokopii (skanu, zdjęcia) wypełnionej i podpisanej karty do głosowania na założony adres e-mail. 

W sytuacji, gdy wspólnota mieszkaniowa nie widzi konieczności posługiwania się specjalną aplikacją służącą do głosowania, należy stworzyć odrębny adres e-mail, na który właściciele lokali będą wysyłać maile ze stanowiskami odnośnie poszczególnych głosowań. Każdy właściciel, który będzie zainteresowany głosowaniem drogą mailową, na skrzynkę poczty elektronicznej zarządcy nieruchomości, winien wcześniej jednorazowo złożyć odpowiednią własnoręcznie podpisaną deklarację w formie papierowej, z podaniem swojego adresu poczty elektronicznej, w której określi sposób głosowania nad uchwałami wspólnoty drogą elektroniczną.